Canal ético de información
Canal ético de información
Con este fin, Mazars pone a su disposición un canal interno de información como un mecanismo de control efectivo para detectar posibles comportamientos irregulares o actos contrarios a la legalidad o a las normas internas de Mazars, que se puedan estar cometiendo en el seno de la organización.
¿A quiénes se aplican los procedimientos de denuncia de Mazars?
Las comunicaciones de información planteadas por cualquier empleado, miembro de la plantilla de Mazars, socio, directivo o administrador de las sociedades que forman parte de la red Mazars en España (Mazars o la organización), así como aquellas planteadas por cualquier informante que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral, profesional o vínculo estatutario establecido con Mazars tales como, por ejemplo, clientes u otras partes interesadas de Mazars (los Informantes).
¿Qué tipo de irregularidades abarca este canal ético?
A través de este canal el informante puede enviar una comunicación para alertar sobre un riesgo, irregularidad o infracción que tenga lugar en el seno de la organización y que pueda suponer una infracción de la legislación aplicable o una vulneración o acto contrario a los Códigos Éticos y de Conducta de Mazars o cualquier otra normativa interna aprobada por Mazars.
El alcance del canal ético de Mazars abarca los siguientes ámbitos:
- Conductas contra la igualdad de oportunidades y no discriminación
- Conductas o situaciones de acoso
- Conductas contra la seguridad y salud laboral
- Acciones que puedan suponer una vulneración de la legislación medioambiental
- Conflictos de intereses
- Uso inadecuado de recursos y activos sociales de la firma
- Conductas contra derechos digitales
- Vulneración de la confidencialidad de los datos y la información
- Corrupción, soborno o fraude
- Vulneración de la integridad de registros contables
- Aceptación, ofrecimiento, solicitud o recepción de regalos, obsequios y atenciones
- Acciones que puedan ser contrarias a la imagen y reputación corporativa
- Competencia desleal
- Vulneración de los valores éticos, principios y políticas internas de Mazars
- Aceptación, Ética e Independencia
- Gestión de la Calidad: incluyendo cualquier queja, denuncia, alegación, inquietud, reclamación o comunicación relacionada con la calidad de los trabajos de auditoría financiera, aseguramiento o servicios relacionados desarrollados por Mazars.
- Blanqueo de capitales
- Comisión o posible comisión de cualquier ilícito penal o administrativo grave o muy grave.
- Infracciones del Derecho de la Unión Europea que formen parte del ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 de protección de informantes.
Las conductas que no contravengan lo anterior no deben tramitarse a través del canal ético de información, sino a través de los cauces internos establecidos en la organización.
¿De qué forma se puede presentar la comunicación?
La comunicación se puede realizar de forma anónima o identificativa. En caso de comunicación identificativa se garantiza la confidencialidad del informante. La comunicación se puede realizar por las siguientes vías:
- Cumplimentando el formulario de denuncia cuyo enlace figura más abajo.
- A solicitud del informante, la comunicación también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo legal de 7 días.
Responsable del sistema
El responsable del sistema de interno de información es el Responsable de Cumplimiento nombrado por cada una de las sociedades que componen la red Mazars en España, quien será el encargado de tramitar diligentemente las comunicaciones recibidas a través del canal ético de Mazars, así como de gestionar el sistema.
Procedimiento para la gestión de la comunicación
Una vez que el informante haya cumplimentado el formulario de denuncia, recibirá un acuse de recibo con un código de referencia para que pueda realizar seguimiento de su comunicación de denuncia y mantener el contacto con el Responsable del Sistema interno de información de Mazars a través de la plataforma, incluso aunque se trate de una comunicación anónima.
El Responsable del sistema realizará un análisis preliminar de los hechos informados y contactará con el informante para ampliar o detallar la información en caso necesario. Tras el análisis de los hechos informados, determinará si los mismos forman parte o no del alcance del canal ético y procederá a admitir/inadmitir la comunicación.
En caso de admisión, se iniciará la investigación de los hechos y tras su conclusión, el órgano de administración de la sociedad de Mazars correspondiente determinará las medidas a adoptar por la sociedad de Mazars involucrada.
El Responsable del sistema le comunicará al informante el fin de la investigación y le informará, respectivamente, de los motivos de la desestimación o bien de las principales medidas adoptadas. Se informará asimismo a la persona denunciada en los términos que correspondan según Ley.
Principios del sistema interno de información
El canal ético de información está integrado en del Sistema interno de información establecido por Mazars para gestionar las comunicaciones recibidas, dicho Sistema se basa en los siguientes principios generales:
Buena fe del informante
Todo particular que utilice este canal se responsabiliza de la veracidad sobre su identidad (en caso de denuncia identificativa) y toda la información transmitida, y se compromete a actuar de buena fe.
Confidencialidad y opción de anonimato
Mazars garantiza los principios de confidencialidad, seguridad y opción de anonimato en la gestión de las comunicaciones de información.
Las personas que participen directa o indirectamente en la tramitación de las comunicaciones y en las correspondientes investigaciones deberá mantener estricta confidencialidad de la información recibida y de los datos correspondientes a las personas afectadas, especialmente sobre la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.
Asimismo, Mazars aplica las medidas técnicas, organizativas y de seguridad adecuadas para garantizar la protección de la información y cumple con la normativa de protección de datos personales.
Prohibición de represalias
Se prohíbe la ejecución de represalias sobre el informante que hubiera presentado una comunicación de información de buena fe en el ámbito de aplicación del canal ético de información de Mazars. Esta garantía podrá extenderse a las personas vinculadas con el informante en los términos legales.
Derechos de la persona investigada
La persona investigada tiene derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser oída por el investigador. Además, tiene derecho a la presunción de inocencia, derecho al honor y demás derechos previstos en la normativa aplicable.
Protección de datos personales
Mazars tratará los datos personales de acuerdo con la normativa de protección de datos aplicable y de acuerdo con la Ley de Protección de Informantes. En el momento en que el informante vaya a facilitar sus datos a través del formulario de denuncia, se le informarán de sus derechos de protección de datos a través de la correspondiente Política de Privacidad.
Canales externos
El canal ético de información de Mazars es el cauce preferente para informar de las comunicaciones incluidas en su ámbito de aplicación. No obstante, el informante podrá utilizar, asimismo, los canales de denuncia externos designados por las autoridades competentes en cada caso y de conformidad con su normativa aplicable.
De esta forma, todo informante podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea, según corresponda, sobre acciones u omisiones susceptibles de ser incluidas en el ámbito material de la normativa aplicable en materia de protección de informantes.